Business Fundament
Für Organisationen, die ihre Wissensbasis zentralisieren wollen.
149 €
/ Monat
Bis zu 15 Teammitglieder
Knowledge Capture: Dokumenten-Upload
Ask Knowa: Chat-Interface
DSGVO-konformes Hosting in Deutschland
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Ein Knowledge Management System, das mit Ihrem Unternehmen wächst.
F.A.Q.
Was ist Arepo und wie unterscheidet es sich von einem Wiki oder einer Wissensdatenbank?
Ein Wiki setzt voraus dass jemand das Wissen aktiv einpflegt und veraltet sobald niemand mehr Zeit dafür hat. Arepo dreht diesen Ansatz um. Wissen wird durch Gespräche, Spracheingaben, Dokumenten-Upload und die automatische Indexierung verbundener Systeme wie Google Drive oder SharePoint erfasst und strukturiert. Mitarbeiter müssen nicht wissen wo etwas liegt – sie stellen eine Frage im Chat und erhalten sofort eine Antwort auf Basis des eigenen Unternehmenswissens. Das System erkennt aktiv wenn Inhalte veralten und fordert zur Aktualisierung auf. Arepo ist kein Ort wo Wissen abgelegt wird es ist der operative Kern von dem aus Mitarbeiter arbeiten.
Was unterscheidet die Quellenangaben in Arepo von anderen Systemen?
Die meisten Wissenssysteme zitieren Dokumente. Arepo zitiert Dokumente und Menschen. Wenn eine Antwort auf extrahiertem Wissen basiert, steht als Quelle nicht ein Dateiname, sondern ein Mitarbeiter mit Name, Rolle und Erfassungsdatum. Das erhöht die Glaubwürdigkeit, erzeugt Verantwortlichkeit beim Wissensträger und macht den Experten direkt erreichbar. Der Unterschied zwischen einem Archiv und einem Organisationsgedächtnis, das weiß, wer was weiß.
Wie gelangt Wissen in das System, muss ich alles manuell einpflegen?
Nein. Das ist der zentrale Unterschied zu allen vergleichbaren Tools. Arepo erfasst Wissen auf drei Wegen ohne manuellen Dokumentationsaufwand. Erstens durch den Upload bestehender Dokumente – PDFs, Word-Dateien, Excel-Tabellen die das System automatisch analysiert und strukturiert. Zweitens durch die direkte Verbindung mit Google Drive oder Microsoft 365, alle dort vorhandenen Dokumente werden automatisch indexiert ohne dass etwas übertragen werden muss. Drittens durch geführte Interviews, Arepo stellt gezielte Fragen zu einem Prozess und der Mitarbeiter antwortet in natürlicher Sprache. Das System erstellt daraus automatisch eine strukturierte Dokumentation. Wer möchte kann Prozesse auch einsprechen statt sie zu tippen.
Welche Sprachmodelle nutzt Arepo und wie werden Anfragen verarbeitet?
Arepo setzt nicht auf ein einzelnes Modell sondern auf eine intelligente Orchestrierungsschicht die Anfragen automatisch an das jeweils geeignetste Modell weiterleitet. Aktuell sind OpenAI GPT-4o, Google Gemini und Anthropic Claude integriert. Die Orchestrierung entscheidet je nach Art der Anfrage welches Modell die beste Antwort liefert komplexe Prozessfragen werden anders behandelt als einfache Dokumentenabfragen. Das Ergebnis ist eine höhere Antwortqualität als bei einem Single-Model-Ansatz ohne dass der Nutzer sich damit beschäftigen muss. Alle drei Anbieter garantieren vertraglich dass API-Anfragen nicht für das Training ihrer Modelle genutzt werden. Arepo eigene Orchestrierungsschicht wird ausschließlich auf Basis anonymisierter Nutzungsmetadaten verbessert. Ihre Unternehmensinhalte fließen zu keinem Zeitpunkt in Trainingsprozesse ein.
Wo werden unsere Daten gespeichert und wer hat Zugriff darauf?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland. Arepo ist DSGVO-nativ konzipiert, deutsches Hosting ist keine nachträgliche Ergänzung sondern eine architektonische Grundentscheidung. Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt die EU. Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten haben ausschließlich die Personen die Sie in Arepo explizit dafür berechtigen. Selbst Arepo Administratoren haben keinen Zugang zu Ihren Inhalten.
Arepo nutzt OpenAI GPT-4o, Google Gemini und Anthropic Claude ausschließlich über deren europäische Cloud-Infrastrukturen – Azure OpenAI Service (EU), Google Cloud Vertex AI (Frankfurt) und AWS Bedrock (Frankfurt). Anfragen werden innerhalb der EU verarbeitet und verlassen Europa nicht. Alle drei Anbieter sind über entsprechende Datenschutzvereinbarungen DSGVO-konform eingebunden.
Für Unternehmen mit den höchsten Datenschutzanforderungen bietet Arepo eine On-Premise-Option bei der alle Komponenten einschließlich der Sprachmodelle in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden, keine Daten verlässen Ihr Netzwerk.
Wie funktioniert das Berechtigungssystem?
Jedes Wissenselement in Arepo hat eine Vertraulichkeitsstufe: Öffentlich für alle Mitarbeiter, Intern für bestimmte Rollen oder Abteilungen, Vertraulich für explizit benannte Personen. Das System schlägt beim Einpflegen automatisch eine Kategorie vor, der Verantwortliche bestätigt mit einem Klick. Berechtigungen werden auf mehreren Ebenen vergeben: rollenbasiert nach Abteilung oder Funktion, individuell für einzelne Personen, und temporär für Freelancer oder externe Berater deren Zugang nach einem definierten Datum automatisch ausläuft. Die Berechtigungslogik greift auch bei der Suche, ein Mitarbeiter erhält niemals eine Antwort die auf Inhalten basiert die er nicht sehen darf, auch nicht indirekt durch eine zusammengefasste Antwort.
Ist Arepo für Kanzleien geeignet die besondere Anforderungen an Vertraulichkeit haben?
Ja, und dafür wurde der Kanzlei Modus entwickelt. Mandantendaten werden strukturell auf Datenbankebene isoliert, nicht nur durch Berechtigungen getrennt. Das bedeutet dass die Daten verschiedener Mandate technisch voneinander getrennt sind, nicht nur organisatorisch. Darüber hinaus bietet Arepo Zero Trust Documentation: sensible Dokumente können so markiert werden dass sie für nicht freigegebene Personen vollständig unsichtbar sind. Sie erscheinen in keiner Suchanfrage, tauchen in keiner Übersicht auf und hinterlassen keine Spur. Jeder Zugriff auf solche Dokumente wird lückenlos protokolliert, wer hat welches Dokument wann geöffnet, wie lange gelesen und auf welchen Seiten. Das System erfüllt die Anforderungen des anwaltlichen Berufsgeheimnisses auf technischer Ebene.
Was passiert wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Das ist die Kernidee von Arepo. Wissen das in Köpfen steckt geht verloren wenn Menschen gehen. Wissen das in Arepo erfasst wurde bleibt. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet wird sein Konto deaktiviert, seine Wissensbeiträge bleiben aber vollständig erhalten und einem neuen Owner zugewiesen. Arepo erkennt außerdem aktiv wenn kritisches Wissen nur bei einer einzigen Person liegt und meldet dieses Risiko bevor es zum Problem wird. So wird der Wissenstransfer vom Zufall befreit und zur Systemfunktion.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für Unternehmen die Google Workspace nutzen ist Arepo in unter 30 Minuten einsatzbereit. Die Google Drive Integration verbindet sich per OAuth, alle vorhandenen Dokumente werden automatisch indexiert ohne dass etwas manuell übertragen werden muss. Für Microsoft 365 gilt dasselbe über die Microsoft Graph API. Es ist keine IT-Abteilung erforderlich. Der erste Mitarbeiter kann unmittelbar nach der Verbindung Fragen stellen und Antworten erhalten. Für Unternehmen ohne bestehende Cloud-Infrastruktur begleitet das Arepo-Team die Ersteinrichtung persönlich.